Polityka prywatności

To tłumaczenie ma charakter wyłącznie pomocniczy; prawnie wiążąca jest wyłącznie wersja niemiecka.

1. Administrator

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych na tej stronie internetowej w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO; niem. DSGVO) jest:

PersoFlex GmbH
Angelburger Straße 18
24937 Flensburg
Reprezentowana przez: Marcel Minich
Telefon: 0172 8197074

E-mail w sprawach ochrony danych: info@perso-flex.com

2. Hosting

Ta strona internetowa działa na serwerze w Niemczech. Dostawca hostingu: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen; lokalizacja serwera: Falkenstein (Saksonia). Z dostawcą zawarta jest umowa powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO. Twoje dane nie są przekazywane do państw spoza Unii Europejskiej.

3. Odwiedzanie strony i adresy IP

Nasz serwer WWW nie zapisuje logów dostępu (plików dziennika) z adresami IP.

Podczas otwierania strony Twoja przeglądarka przesyła do serwera dane techniczne, w tym Twój adres IP. Bez adresu IP strony nie mogą zostać dostarczone na Twoje urządzenie. Ponadto wykorzystujemy adres IP do ochrony przed spamem i nadużyciami, ograniczając liczbę zapytań z jednego adresu (rate limiting). W tym celu adres IP jest przetwarzany jedynie krótkotrwale w pamięci operacyjnej serwera i wyłącznie jako wartość skrótu z tajnym kluczem (keyed hash). Nie jest on trwale zapisywany.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w technicznym udostępnianiu i bezpiecznym działaniu strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dodatkowo zliczamy odsłony stron anonimowo i zbiorczo w ujęciu dziennym: która strona została otwarta i z jakiego źródła pochodziła wizyta (np. wyszukiwarka, ChatGPT lub sieć społecznościowa, ustalane na podstawie referera lub parametru „utm_source”). Aby móc zliczać odwiedzających, wizyty oraz strony wejścia i wyjścia, tworzymy z adresu IP i identyfikatora przeglądarki (User-Agent) wraz z codziennie generowaną na nowo wartością losową sumę kontrolną (hash). Ta suma kontrolna jest przechowywana wyłącznie w pamięci operacyjnej serwera, najdłużej do końca dnia, i nigdy nie jest zapisywana; wartość losowa jest codziennie odrzucana. Zapisywane są wyłącznie zbiorcze liczby (np. „12 odwiedzających w dniu 02.10.”). Nie są ustawiane żadne pliki cookie ani nie są zapisywane lub odczytywane żadne informacje na Twoim urządzeniu; identyfikacja poszczególnych osób nie jest możliwa. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w oszczędnym pod względem danych pomiarze zasięgu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Ta strona nie używa plików cookie ani pikseli śledzących. Nie są ładowane żadne zewnętrzne czcionki, skrypty ani sieci dostarczania treści (CDN); czcionki znajdują się na naszym własnym serwerze. Podczas odwiedzania strony żadne dane nie są więc przekazywane podmiotom trzecim.

5. Kwestionariusz zgłoszeniowy

5.1 Jakie dane zbieramy

Gdy wypełniasz kwestionariusz, przetwarzamy następujące informacje:

rodzaj dokumentu tożsamości i państwo (paszport lub dowód osobisty państwa UE, paszport ukraiński, wskazanie, że jesteś członkiem rodziny obywatela UE, lub niemiecki dokument pobytowy (Aufenthaltstitel) pozwalający na pracę zarobkową),
czy przebywasz już w Niemczech,
data urodzenia,
imię i nazwisko,
numer telefonu,
adres e-mail,
preferowany sposób kontaktu (np. telefon lub komunikator),
wybrana praca,
czy potrzebujesz zakwaterowania,
źródło zgłoszenia (parametry kampanii, takie jak parametry UTM i strona odsyłająca),
strona naszej witryny, z której wysłano kwestionariusz (np. strona miasta); jest ona zapisywana jako strona wejścia (landing page),
data i godzina wyrażenia przez Ciebie zgody.

5.2 Cel i podstawa prawna

Przetwarzamy te dane, aby ocenić Twoją przydatność do zatrudnienia, skontaktować się z Tobą i zaproponować Ci odpowiednie oferty pracy. Podstawami prawnymi są:

art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie),
art. 6 ust. 1 lit. a RODO (Twoja zgoda, której udzielasz przy wysyłaniu kwestionariusza).

Datę urodzenia wykorzystujemy do sprawdzenia pełnoletności i zaplanowania odpowiednich skierowań (wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy dla danej czynności). Nie jest ona wykorzystywana do odrzucania zgłoszeń ze względu na wiek.

Informacje o źródle zgłoszenia i stronie wejścia wykorzystujemy, aby rozpoznać, za pośrednictwem jakich kanałów kandydatki i kandydaci do nas trafiają.

5.3 Jeśli wymagania nie są spełnione

W pierwszym kroku kwestionariusza sprawdzamy, czy masz prawo do pracy w Niemczech i czy masz ukończone 18 lat. Jeśli nie masz prawa do pracy w Niemczech lub masz mniej niż 18 lat, nie zapisujemy żadnych danych osobowych. Rejestrujemy wtedy jedynie anonimowy licznik z datą, przyczyną i źródłem kampanii. Identyfikacja Twojej osoby nie jest możliwa.

5.4 Ochrona przed spamem

W celu ochrony przed zautomatyzowanymi zgłoszeniami (spamem) Twoja przeglądarka przy wysyłaniu rozwiązuje małe zadanie obliczeniowe (proof-of-work). Odbywa się to w całości w Twojej przeglądarce i na naszym serwerze; nie jest wykorzystywany żaden zewnętrzny dostawca. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznym działaniu strony zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5.5 Kontakt i zgłoszenie przez WhatsApp

Możesz też napisać do nas przez WhatsApp. Usługę WhatsApp świadczy Meta Platforms Ireland Ltd., Merrie Square, Dublin 2, Irlandia. Korzystamy z platformy WhatsApp Business (Cloud API); Meta przetwarza przy tym wiadomości jako podmiot przetwarzający. Może przy tym dochodzić do przekazywania danych do USA; Meta posiada certyfikację w ramach EU-US Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, art. 45 RODO). Do korzystania z samego WhatsApp mają dodatkowo zastosowanie zasady ochrony prywatności WhatsApp.

Przetwarzamy przy tym Twój numer telefonu w WhatsApp, nazwę profilu, treść czatu oraz – jeśli składasz zgłoszenie przez czat – te same informacje co w kwestionariuszu zgłoszeniowym (dokument/kraj, pobyt w Niemczech, data urodzenia, imię i nazwisko, stanowisko, potrzeba zakwaterowania). Zgłoszenie jest przekazywane naszym rekruterom dopiero po Twojej wyraźnej zgodzie wyrażonej w czacie. Podstawą prawną jest podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Czaty są przechowywane w formie zaszyfrowanej na naszym serwerze. Jeśli nie spełniasz wymagań lub nie zgadzasz się na przekazanie, natychmiast usuwamy czat. Czaty bez zgłoszenia usuwamy 180 dni po ostatniej wiadomości, a czaty ze zgłoszeniem razem ze zgłoszeniem. Wysyłając wiadomość „löschen” (usuń), możesz w każdej chwili samodzielnie usunąć czat i zgłoszenie, a wiadomością „stop” wyłączasz automatyczne odpowiedzi. Słowa te należy wpisać dokładnie w tej formie.

5.6 Czat na tej stronie

Przez okno czatu na tej stronie możesz zadawać pytania i składać zgłoszenia. Przetwarzamy przy tym treść czatu oraz – jeśli składasz zgłoszenie – te same informacje co w kwestionariuszu zgłoszeniowym, a także Twój numer telefonu. Aby czat zachował się przy przechodzeniu między stronami, w Twojej przeglądarce zapisywany jest losowy identyfikator czatu (Local Storage); jest on technicznie niezbędny dla używanego przez Ciebie czatu (§ 25 ust. 2 pkt 2 TDDDG) i nie zawiera danych osobowych. Zgłoszenie jest przekazywane naszym rekruterom dopiero po Twojej wyraźnej zgodzie wyrażonej w czacie. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b i lit. a RODO. W zakresie przechowywania, usuwania i odmów obowiązują te same zasady co w przypadku czatu WhatsApp (punkt 5.5). Zapisane czaty bez zgłoszenia usuwamy 180 dni po ostatniej wiadomości.

5.7 Automatyczne odpowiedzi na pytania

Na swobodne pytania w czacie WhatsApp i w czacie na stronie odpowiada automatyczny asystent (AI) na podstawie treści tej strony. W tym celu tekst Twojego pytania i ostatnie wiadomości z czatu (bez numeru telefonu) są przekazywane do Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paryż, Francja, i tam przetwarzane w UE. Mistral AI działa jako podmiot przetwarzający i nie wykorzystuje danych do trenowania. Jeśli asystent nie jest w stanie pewnie odpowiedzieć na pytanie, przejmuje je pracownik. Nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w sprawie Twojego zgłoszenia (art. 22 RODO); wyboru dokonują wyłącznie nasi rekruterzy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Potwierdzenie zgłoszenia przez WhatsApp

Po wysłaniu zgłoszenia możesz dobrowolnie potwierdzić swój numer telefonu przez WhatsApp, abyśmy mieli pewność, że należy do Ciebie: wysyłasz przygotowaną wiadomość z kodem zgłoszenia na nasz numer WhatsApp i otrzymujesz tam 6-cyfrowy kod potwierdzający, który wpisujesz na stronie. WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) przetwarza przy tym Twój numer telefonu i wiadomość. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w zapobieganiu fałszywym lub nadużyciowym zgłoszeniom (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli potwierdzony numer WhatsApp różni się od wpisanego, używamy numeru potwierdzonego.

Przesłanie dokumentu tożsamości

W dalszym toku rekrutacji możemy poprosić Cię o przesłanie, przez osobisty link ważny 7 dni, zdjęcia Twojego paszportu, dowodu osobistego lub dokumentu pobytowego (Aufenthaltstitel). Celem jest wyłącznie sprawdzenie przed zawarciem umowy o pracę, czy masz prawo do pracy w Niemczech. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz Twoja zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, której udzielasz przy przesyłaniu i którą możesz w każdej chwili wycofać; w przypadku dokumentów pobytowych istnieje ponadto ustawowy obowiązek sprawdzenia i przechowywania kopii (§ 4a ust. 5 AufenthG, art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Informacje, które nie są potrzebne do sprawdzenia (np. numer dostępu (CAN) na dowodzie osobistym), możesz zaczernić.

Pliki są przechowywane w formie zaszyfrowanej (AES-256) na naszym serwerze w Niemczech i oglądane wyłącznie przez upoważnionych do tego pracowników; każdy dostęp jest rejestrowany. Nie są przetwarzane przez sztuczną inteligencję ani automatyczne rozpoznawanie tekstu i nie są przekazywane podmiotom trzecim. Pliki są automatycznie usuwane najpóźniej 30 dni po przesłaniu, a w przypadku odmowy lub usunięcia Twojego zgłoszenia – natychmiast. Jeśli dojdzie do zawarcia umowy o pracę, obowiązują ustawowe obowiązki przechowywania dokumentów przez pracodawcę.

6. Odbiorcy

Twoje dane są przetwarzane wyłącznie przez upoważnione pracownice i upoważnionych pracowników PersoFlex GmbH.

Usługodawcy techniczni, którzy zapewniają działanie i hosting strony, przetwarzają dane wyłącznie na nasze zlecenie na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Hostingodawca Hetzner jest wymieniony w punkcie „Hosting”. W przypadku kontaktu przez WhatsApp dochodzą podmioty przetwarzające Meta (WhatsApp) oraz, w zakresie automatycznych odpowiedzi, Mistral AI (zob. punkty 5.5–5.7).

Twoje dane nie są przekazywane firmom-klientom ani innym podmiotom trzecim. Jeśli okaże się to konieczne w związku z konkretnym skierowaniem, wcześniej uzyskamy Twoją odrębną zgodę.

7. Przechowywanie i bezpieczeństwo

Twoje dane są przechowywane w formie zaszyfrowanej (AES-256) na naszym serwerze w Niemczech. Dostęp mają wyłącznie upoważnione rekruterki i upoważnieni rekruterzy, którzy muszą logować się z użyciem uwierzytelniania dwuskładnikowego.

8. Okres przechowywania

Twoje dane są automatycznie usuwane 180 dni po wysłaniu kwestionariusza. Nie dotyczy to sytuacji, gdy

dojdzie do nawiązania z nami stosunku pracy – wówczas obowiązują ustawowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – lub
wyraźnie zgodzisz się na dłuższe przechowywanie.

9. Twoje prawa

Na mocy RODO przysługują Ci następujące prawa:

prawo dostępu do danych dotyczących Twojej osoby (art. 15),
prawo do sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16),
prawo do usunięcia danych (art. 17),
prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18),
prawo do przenoszenia danych (art. 20),
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania (art. 21),
prawo do wycofania udzielonej zgody ze skutkiem na przyszłość (art. 7 ust. 3); nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego ds. ochrony danych (art. 77), w szczególności w państwie członkowskim Twojego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

Aby skorzystać ze swoich praw, wystarczy nieformalna wiadomość na adres: info@perso-flex.com

10. Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych nie możemy jednak się z Tobą skontaktować ani zaproponować Ci pracy.

11. Wersje językowe

Niniejsza polityka prywatności jest dostępna również w innych wersjach językowych, w tym po polsku. Prawnie wiążąca jest wyłącznie wersja niemiecka.