Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

PersoFlex GmbH
Angelburger Straße 18
24937 Flensburg
Vertreten durch: Marcel Minich
Telefon: 0172 8197074

E-Mail für Datenschutzanfragen: info@perso-flex.com

2. Hosting

Diese Website wird auf einem Server in Deutschland betrieben. Hosting-Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen; Serverstandort Falkenstein (Sachsen). Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

3. Aufruf der Website und IP-Adressen

Unser Webserver speichert keine Zugriffsprotokolle (Logdateien) mit IP-Adressen.

Beim Aufruf der Website übermittelt Ihr Browser technische Daten an den Server, darunter Ihre IP-Adresse. Ohne IP-Adresse können die Seiten nicht an Ihr Gerät ausgeliefert werden. Außerdem nutzen wir die IP-Adresse zum Schutz vor Spam und Missbrauch, indem wir die Zahl der Anfragen je Adresse begrenzen (Rate Limiting). Dafür wird die IP-Adresse nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers und nur als Hashwert mit geheimem Schlüssel (Keyed Hash) verarbeitet. Sie wird nicht dauerhaft gespeichert.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und dem sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Zusätzlich zählen wir Seitenaufrufe anonym und zusammengefasst pro Tag: welche Seite aufgerufen wurde und von welcher Quelle der Besuch kam (z. B. Suchmaschine, ChatGPT oder soziales Netzwerk, ermittelt aus dem Referrer bzw. dem Parameter „utm_source“). Um Besucher, Besuche sowie Einstiegs- und Ausstiegsseiten zählen zu können, bilden wir aus IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) zusammen mit einem täglich neu erzeugten Zufallswert eine Prüfsumme (Hash). Diese Prüfsumme wird nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten, höchstens bis zum Ende des Tages, und nie gespeichert; der Zufallswert wird täglich verworfen. Gespeichert werden ausschließlich zusammengefasste Zahlen (z. B. „12 Besucher am 02.10.“). Es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen; ein Rückschluss auf einzelne Personen ist nicht möglich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website verwendet keine Cookies und keine Tracking-Pixel. Es werden keine externen Schriftarten, Skripte oder Content-Delivery-Networks (CDN) geladen; die Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server. Beim Besuch der Website werden daher keine Daten an Dritte übermittelt.

Zwei Funktionen speichern auf Ihren Wunsch eine kleine Angabe in Ihrem Browser (nicht auf unserem Server): Wenn Sie den Hell-/Dunkel-Modus umschalten, wird Ihre Wahl im lokalen Speicher (localStorage) abgelegt; wenn Sie den Chat benutzen, wird eine zufällige Sitzungskennung im Sitzungsspeicher (sessionStorage) abgelegt, damit die Unterhaltung beim Seitenwechsel erhalten bleibt – sie wird beim Schließen des Tabs gelöscht. Beides ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und wird nicht zur Analyse oder Werbung genutzt. Im Admin-Bereich setzen wir ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie nur für unsere Mitarbeiter.

5. Bewerbungsfragebogen

5.1 Welche Daten wir erheben

Wenn Sie den Fragebogen ausfüllen, verarbeiten wir folgende Angaben:

• Art des Ausweisdokuments und Staat (Reisepass oder Personalausweis eines EU-Staates, ukrainischer Reisepass, Angabe als Familienangehörige/r eines EU-Bürgers oder deutscher Aufenthaltstitel, der die Erwerbstätigkeit erlaubt),
• ob Sie sich bereits in Deutschland aufhalten,
• Geburtsdatum,
• Name,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• bevorzugter Kontaktweg (z. B. Telefon oder Messenger),
• gewünschte Tätigkeit,
• ob Sie eine Unterkunft benötigen,
• Herkunft der Anfrage (Kampagnen-Parameter wie UTM-Parameter und verweisende Seite),
• die Seite unserer Website, von der aus Sie den Fragebogen abgesendet haben (z. B. eine Stadtseite); sie wird als Einstiegsseite (Landingpage) gespeichert,
• Datum und Uhrzeit Ihrer Einwilligung.

5.2 Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Eignung für eine Beschäftigung zu prüfen, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Ihnen passende Stellen anzubieten. Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage),
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung, die Sie beim Absenden des Fragebogens erteilen).

Das Geburtsdatum nutzen wir, um die Volljährigkeit zu prüfen und passende Einsätze zu planen (Anforderungen des Arbeitsschutzes an die jeweilige Tätigkeit). Es wird nicht genutzt, um Bewerbungen wegen des Alters abzulehnen.

Die Angaben zur Herkunft der Anfrage und zur Einstiegsseite nutzen wir, um zu erkennen, über welche Kanäle Bewerberinnen und Bewerber zu uns finden.

5.3 Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind

Im ersten Schritt des Fragebogens prüfen wir, ob Sie in Deutschland arbeiten dürfen und mindestens 18 Jahre alt sind. Besteht kein Recht auf Arbeit in Deutschland oder sind Sie jünger als 18 Jahre, speichern wir keine personenbezogenen Daten. Wir erfassen dann nur einen anonymen Zähler mit Datum, Grund und Kampagnenquelle. Ein Rückschluss auf Ihre Person ist nicht möglich.

5.4 Spamschutz

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen (Spam) löst Ihr Browser beim Absenden eine kleine Rechenaufgabe (Proof-of-Work). Dies geschieht vollständig in Ihrem Browser und auf unserem Server; es wird kein Drittanbieter eingebunden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5.5 Kontakt und Bewerbung per WhatsApp

Sie können uns auch über WhatsApp schreiben. Der WhatsApp-Dienst wird von der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrie Square, Dublin 2, Irland, bereitgestellt. Wir nutzen die WhatsApp Business Plattform (Cloud API); Meta verarbeitet die Nachrichten dabei als Auftragsverarbeiter. Dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden; Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO). Für die Nutzung von WhatsApp selbst gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

Wir verarbeiten dabei Ihre WhatsApp-Telefonnummer, Ihren Profilnamen, die Inhalte des Chats und – wenn Sie sich über den Chat bewerben – dieselben Angaben wie im Bewerbungsfragebogen (Dokument/Land, Aufenthalt in Deutschland, Geburtsdatum, Name, Stelle, Unterkunftsbedarf). Die Bewerbung wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung im Chat an unsere Recruiter übergeben. Rechtsgrundlage sind die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Chats werden auf unserem Server verschlüsselt gespeichert. Wenn Sie die Voraussetzungen nicht erfüllen oder der Weitergabe nicht zustimmen, löschen wir den Chat sofort. Chats ohne Bewerbung löschen wir 180 Tage nach der letzten Nachricht, Chats mit Bewerbung zusammen mit der Bewerbung. Mit der Nachricht „löschen“ können Sie Chat und Bewerbung jederzeit selbst löschen, mit „stop“ beenden Sie automatische Antworten.

5.6 Chat auf dieser Website

Über das Chat-Fenster auf dieser Website können Sie Fragen stellen und sich bewerben. Wir verarbeiten dabei die Inhalte des Chats und – wenn Sie sich bewerben – dieselben Angaben wie im Bewerbungsfragebogen sowie Ihre Telefonnummer. Damit der Chat beim Seitenwechsel erhalten bleibt, wird in Ihrem Browser eine zufällige Chat-Kennung gespeichert (Local Storage); sie ist für den von Ihnen genutzten Chat technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und enthält keine personenbezogenen Daten. Die Bewerbung wird erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung im Chat an unsere Recruiter übergeben. Rechtsgrundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. a DSGVO. Für Speicherung, Löschung und Absagen gelten dieselben Regeln wie beim WhatsApp-Chat (Abschnitt 5.5). Gespeicherte Chats ohne Bewerbung löschen wir 180 Tage nach der letzten Nachricht.

5.7 Automatische Antworten auf Fragen

Freie Fragen im WhatsApp-Chat und im Website-Chat beantwortet ein automatischer Assistent (KI) auf Grundlage der Inhalte dieser Website. Dafür werden der Text Ihrer Frage und die letzten Nachrichten des Chats (ohne Telefonnummer) an die Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, übermittelt und dort in der EU verarbeitet. Mistral AI handelt als Auftragsverarbeiter und verwendet die Daten nicht zum Training. Kann der Assistent eine Frage nicht sicher beantworten, übernimmt ein Mitarbeiter. Es findet keine automatisierte Entscheidung über Ihre Bewerbung statt (Art. 22 DSGVO); die Auswahl treffen ausschließlich unsere Recruiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bestätigung der Bewerbung per WhatsApp

Nach dem Absenden können Sie freiwillig Ihre Telefonnummer per WhatsApp bestätigen, damit wir sicher sind, dass sie Ihnen gehört: Sie senden eine vorbereitete Nachricht mit einem Bewerbungscode an unsere WhatsApp-Nummer und erhalten dort einen 6-stelligen Bestätigungscode, den Sie auf der Website eingeben. Dabei verarbeitet WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) Ihre Telefonnummer und die Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie unser berechtigtes Interesse an der Vermeidung falscher oder missbräuchlicher Bewerbungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weicht die bestätigte WhatsApp-Nummer von der eingegebenen ab, verwenden wir die bestätigte Nummer.

Hochladen des Ausweises

Im weiteren Bewerbungsverlauf bitten wir Sie gegebenenfalls, über einen persönlichen, 7 Tage gültigen Link ein Foto Ihres Passes, Ihrer ID-Karte bzw. Ihres Aufenthaltstitels hochzuladen. Zweck ist ausschließlich die Prüfung, ob Sie in Deutschland arbeiten dürfen, vor dem Abschluss eines Arbeitsvertrags. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie beim Hochladen erteilen und jederzeit widerrufen können; bei Aufenthaltstiteln besteht zudem eine gesetzliche Pflicht zur Prüfung und Aufbewahrung einer Kopie (§ 4a Abs. 5 AufenthG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Angaben, die für die Prüfung nicht erforderlich sind (z. B. die Zugangsnummer auf der ID-Karte), dürfen Sie schwärzen.

Die Dateien werden verschlüsselt (AES-256) auf unserem Server in Deutschland gespeichert und nur von dafür berechtigten Mitarbeitern angesehen; jeder Abruf wird protokolliert. Sie werden nicht von einer künstlichen Intelligenz oder automatisierten Texterkennung verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Die Dateien werden spätestens 30 Tage nach dem Hochladen automatisch gelöscht, bei einer Absage oder Löschung Ihrer Bewerbung sofort. Kommt ein Arbeitsvertrag zustande, gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers.

Sprachtest per Sprachaufnahme

Auf Einladung eines Recruiters können Sie über einen persönlichen Link einen kurzen Sprachtest (Deutsch oder Englisch) machen. Dabei werden Ihre gesprochenen Antworten aufgenommen und verschlüsselt auf unserem Server gespeichert. Zur automatischen Abschrift und für einen Bewertungsvorschlag (Sprachniveau) werden die Aufnahmen an die Mistral AI SAS (Paris, Frankreich; Verarbeitung in der EU, keine Nutzung zum Training) als Auftragsverarbeiter übermittelt. Zusätzlich speichern wir, wie oft eine Frage angehört und ob die Testseite während des Tests verlassen wurde. Der Vorschlag ist nur eine Hilfe; über Ihre Bewerbung entscheidet immer ein Mitarbeiter (keine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Die Teilnahme ist freiwillig. Die Aufnahmen werden nach 30 Tagen, bei Absage oder Löschung der Bewerbung sofort gelöscht.

6. Empfänger

Ihre Daten werden ausschließlich von berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der PersoFlex GmbH verarbeitet.

Technische Dienstleister, die den Betrieb und das Hosting der Website übernehmen, verarbeiten Daten nur in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Der Hoster Hetzner ist im Abschnitt „Hosting“ genannt. Bei Kontakt über WhatsApp kommen Meta (WhatsApp) und für automatische Antworten Mistral AI als Auftragsverarbeiter hinzu (siehe 5.5 bis 5.7).

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Kundenbetriebe oder sonstige Dritte findet nicht statt. Sollte dies für eine konkrete Vermittlung erforderlich werden, holen wir vorher Ihre gesonderte Einwilligung ein.

7. Speicherung und Sicherheit

Ihre Angaben werden verschlüsselt (AES-256) auf unserem Server in Deutschland gespeichert. Zugriff haben ausschließlich berechtigte Recruiterinnen und Recruiter, die sich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung anmelden müssen.

8. Speicherdauer

Ihre Daten werden 180 Tage nach dem Absenden des Fragebogens automatisch gelöscht. Dies gilt nicht, wenn

• ein Arbeitsverhältnis mit uns zustande kommt – dann gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Beschäftigte –, oder
• Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21),
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt,
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an: info@perso-flex.com

10. Pflicht zur Bereitstellung

Die Angabe Ihrer Daten ist freiwillig. Ohne Name und Kontaktdaten können wir Sie jedoch nicht erreichen und Ihnen keine Stelle anbieten.

11. Sprachfassungen

Diese Datenschutzerklärung ist auch in russischer Sprache verfügbar. Rechtlich verbindlich ist ausschließlich die deutsche Fassung.